Co ukázala analýza fungování Blažkova resortu: procesní slepota, složitý web a zaostalá digitalizace
Stála přes milion korun a měla zhodnotit, jak si vede ministerstvo spravedlnosti. Externí analýza společnosti Ernst & Young ukázala, že úřad vedený ministrem Pavlem Blažkem (ODS) stojí především na kvalitních zaměstnancích a „lidském faktoru“. Pochvala v sobě nese i rizika. Problémy by mohly nastat v momentě, kdy by tito lidé resort opustili. A úřad má řadu slabých stránek. Server iROZHLAS.cz přináší jejich přehled, který z dokumentu vyčetl.
„Spolupráce je, spíše než na formálně nastavených procesech, založena na dobrých osobních vztazích. I přes značné benefity, které to přináší, toto vnímáme jako potenciální riziko,“ píše se hned v úvodním shrnutí šestadvacetistránkové analýzy, kterou má iROZHLAS.cz k dispozici. Opatřena je ještě velkým množstvím příloh, ty ale veřejně dostupné nejsou.
Efekt přinesla, hájí Blažkův úřad analýzu k zeštíhlení státu. Od ledna ministerstvo zruší celou jednu sekci
Číst článek
Analýzu si ministr Blažek zadal především proto, aby získal přehled o činnosti svého aparátu a aby měl na čem stavět v rámci zeštíhlování státu, ke kterému se do konce letošního roku zavázala současná vláda.
Ministerstvo spravedlnosti tvrdí, že zaplatit si analýzu za více než milion přináší efekt. Na jejím základě se vedení úřadu rozhodlo zrušit celou jednu sekci. „Pokud bychom porovnali náklady vynaložené na analýzu s úsporami z ní plynoucích, tak jen na úspoře za rušená vedoucí místa se nám vrátí za tři měsíce roku 2024,“ uvedl pro iROZHLAS.cz náměstek Antonín Stanislav.
Jaké problémy externí analytici při zkoumání činnosti ministerstva odhalili? Kde vidí rizika? A co by měl úřad změnit?
Rizikový lidský faktor
Fakt, že Blažkův úřad funguje dobře především díky „lidskému faktoru“, se v dokumentu opakuje několikrát. „Máme za to, že ministerstvo disponuje na vedoucích pozicích zkušenými a motivovanými zaměstnanci. Jedním z cílů vedení ministerstva by tedy mělo být udržení těchto odborníků na daných pozicích,“ píše se v dokumentu.
Metodika vnitra
Ministerstvo spravedlnosti si externí analýzu za zhruba 1,1 milionu korun zadalo v době, kdy na resortu vnitra vzniká metodika k zeštíhlení státu, která má být k dispozici všem ministrům. Dokument by přitom měl být stěžejní v plnění slibu, že do konce roku 2023 bude inventura státu hotová a budou jasné konkrétní kroky, které povedou k jeho zeštíhlení a zefektivnění.
Kladné hodnocení je ale okamžitě doplněno upozorněním, že i to v sobě nese rizika. A to zcela zásadní. „Toto má svá pozitiva v případech, kdy fungují mezi zaměstnanci dobré vztahy. Procesní nastavení spolupráce však zavedeno není,“ upozorňuje analýza.
Není tedy jasné kdo, kdy, jak a v jaké situaci zahajuje spolupráci, jak taková spolupráce procesně probíhá a v jakých lhůtách. „To představuje hrozbu v případě, pokud dojde ke zhoršení osobních vztahů či odchodu konkrétních zaměstnanců.“
Analýza dokonce uvádí, že v otázkách procesního řízení se ministerstvo pohybuje na stupni nula, což označuje za tzv. procesní slepotu. „Odpovědnosti a činnosti jsou delegovány na útvary a jednotlivce, které je vykonávají podle zažitých zvyklostí,“ hodnotí dokument.
Webové stránky
Velmi negativně hodnotí analýza webové stránky ministerstva. Ty, místo aby přinášely návštěvníkům potřebné informace, jsou podle dokumentu „neaktuální, složité a komplikovaně dohledatelné“. To přitom podle analytiků z Ernst & Young ztěžuje práci zaměstnanců ministerstva víc, než by se mohlo zdát.
Vnitro rok tvořilo pro ministry návod k zeštíhlení státu. Blažkův úřad si přesto zadal analýzu za milion
Číst článek
„Stav webových stránek tak může být i jedním z důvodů, proč řada lidí kontaktuje ministerstvo přímo pomocí telefonu nebo e-mailu, protože informace buď nedohledá, nebo jim nerozumí,“ stojí v analýze.
Podle ní tak vyřizování těchto dotazů zatěžuje zaměstnance, kteří musí lidem sdělovat informace, jež jsou běžně dohledatelné právě na webových stránkách. Analýza tak doporučuje v první řadě „webovky“ ministerstva upravit. K tomu by mohlo brzy dojít. Ministerstvo chce mít nové stránky dokončené ještě letos.
Autoři dokumentu jdou ale ještě dál. Stránky by podle nich měly zavést moderní telefonní systémy, které využívají prvky umělé inteligence a třeba také chatbota, který by dotazy automaticky odbavoval.
Jako další nedostatek ministerstva zmiňuje analýza práci s daty a analýzy, na které nemá úřad dostatečné kapacity. „Příprava nových legislativních návrhů a novel nebo plánování personálních kapacit na soudech nebo státních zastupitelstvích pak obvykle není opřeno o relevantní datovou analýzu, případně data nejsou vůbec dostupná,“ stojí v dokumentu.
Analytickou práci tak podle něj musí často zastat zaměstnanci, kteří ale nejsou analytiky a nemají na to potřebné kompetence. A navíc mimo rámec své běžné pracovní agendy. To se pak samozřejmě odráží na kvalitě analýz.
Agendy, agendy, agendy
Trendem uplynulých let napříč celou českou veřejnou správou, ministerstvo spravedlnosti nevyjímaje, je přidávání nových agend. A to aniž by se průběžně řešilo, zda ty stávající jsou ještě vůbec potřeba, zmiňuje analýza. Na úřadech pak i v důsledku nárůstu objemu práce není dostatek lidí.
Konkrétně Blažkovu úřadu podle analýzy za poslední roky přibyla oblast znalců, tlumočníků a překladatelů, která přešla z krajských soudů, oblast boje proti korupci, kterou dříve řešil Úřad vlády, nebo třeba řešení žádostí o milosti z Kanceláře prezidenta republiky za vedení bývalého kancléře Vratislava Mynáře.
Poslední ze zmíněných se má opět vrátit pod křídla Hradu. I tak je ale podle analytiků potřeba činnosti, které úředníci na ministerstvu dělají, redukovat. A navrhuje vyškrtnout třeba agendu advokátů. „Kde má ministerstvo jen omezené pravomoci a naprostou většinu záležitostí si řeší Česká advokátní komora,“ vysvětluje dokument. To se ale neobjede bez změn zákonů.
Štěstí v neštěstí
Velkou bolestí úřadu je pak digitalizace. „Nedílnou součástí úvah o zefektivnění fungování ministerstva a jeho agendách je jeho technologické zajištění odpovídající 21. století,“ píše se k tomu hned v úvodu analýzy. A zmiňují se v této souvislosti i kybernetické útoky.
„Poslední roky ukázaly, že schopnost držet krok s moderními trendy a digitalizací veřejné správy je nízká, hrozí, že se tento problém bude prohlubovat. S narůstající elektronizací a digitalizací se zároveň zvyšují kybernetické hrozby, kterým je potřeba v maximální možné míře předcházet.“
Autoři analýzy (Ernst & Young)
Digitalizace justice a ministerstva samotného by podle ní v „bezprecedentně unikátní době dostatečného financování prostředky Evropské unie“ měla být jednou z hlavních priorit současného vedení ministerstva.
To má alespoň v oblasti digitalizace připravenou komplexní strategii, konkrétně Strategický rámec eJustice 2023+, což je na úřadu výjimečné, protože jinak středně i dlouhodobá strategie chybí. Aktuálně je ale podle analýzy elektronizace a digitalizace jednotlivých útvarů „nedostatečná“ a „zaostalá“.
Zvláště ve zpožděné digitalizaci justice ale vidí analytici Ernst & Young velkou příležitost pro zavedení skutečně moderních technologií: „Justice jako taková má kvůli zpoždění v elektronizaci výhodu v tom, že ji čeká implementace řady nových systémů. Je vhodné, aby do nich byly již zakomponovány možnosti využití nových technologií, a to minimálně tak, že na to systémy budou připraveny.“
Hrozby i příležitosti
Analýza zmiňuje i řadu dalších slabých stránek úřadu: „Ministerstvo se potýká s absencí dlouhodobé strategie, která by definovala celkové směřování ministerstva a justice jako takové. Ačkoliv některé agendy mají své koncepce, některé jejich nedostatkem trpí.“
Mapování, hodnocení, pilotní testování. Jak se chystá slibovaná dieta státu v režii Fialova kabinetu?
Číst článek
A zmiňuje některé hrozby, jako je potenciální snížení rozpočtu a s tím spojené snížení počtu zaměstnanců, které v aktuální době hrozí. Nebo riziko spojené s přijímáním právních předpisů na národní, ale i mezinárodní úrovni, které může přinést nárůst agend a tedy i práce úřadu.
Ministerstvo, které funguje díky kvalitním zaměstnancům, má ale podle dokumentu také šanci na zlepšení. „Do budoucích příležitostí řadíme potenciál, který představuje elektronizace, digitalizace a využívání nových technologií. Tyto oblasti, pokud jim bude věnována dostatečné priorita a zdroje, mohou zásadně zvýšit efektivitu a přívětivost justice a do budoucna naopak snížit náklady,“ píšou analytici.
A za příležitost považují také větší budoucí využívání dat, a to již od jejich sběru přes tvorbu analýz vedoucím k formulování kvalifikovaných rozhodnutí. „Tím mohou být položeny základy tzv. evidence-based policy, tedy politice založené na faktech.“
